Trámites al llegar a UTEP
Al llegar a UTEP usted debe realizar una serie de trámites sencillos pero algo dispendiosos para: (1) Obtener su carnet de UTEP con su número de identificación estudiantil, el ID que ya le ha sido asignado; (2) Firmar su contrato como Teaching Assistant (TA); (3) Obtener su Número del Seguro Social (Social Security Number SSN) y su Carnet del Seguro Social (Social Security Card); (4) Inscribirse en materias y pagar su colegiatura o matrícula (tuition); y (5) Abrir una cuenta bancaria (cheques y/o ahorros) para recibir su pago mensual.
Los edificios que usted debe identificar para estos trámites son:
1. Liberal Arts Building (Nº 14 en el mapa del campus). Allí, en el cuarto piso, subiendo por la escalera que encuentre a la izquierda de la entrada por Hawthorne St., encuentra la Oficina de nuestro Departamento de Creación Literaria (Creative Writing CRW) en el número 415. Allí está el despacho del Dr. Johnny Payne, jefe del Departamento. La asistente del departamento es Lori De Santos.
2. Union Building - East (Nº41 en el mapa del campus), edificio gemelo del Union Building West, cuyas gradas de acceso conjunto se hallan sobre University Ave., en frente de una de las salidas de Liberal Arts. Allí, después de subir las gradas exteriores y entrar a mano derecha al Union East, toma la escalera principal que encuentra en el hall de entrada, en el segundo piso, a la izquierda, está la Oficina de Programas Internacionales (International Programs), en el número UNE 203. La Jefe de esta oficina es Leah Moore.
3. Aministration Building (Nº 15 en el mapa del campus), sobre Hawthorne St., enfrente de una de las salidas de Liberal Arts. Entrando a mano derecha está la Oficina de Recursos Humanos (Human Resources HR).
4. Academic Services Building (Nº 70 en el mapa del campus), sobre Schuster Ave. Allí hará el pago de la colegiatura/matrícula y obtendrá su carnet de UTEP.
5. University Library (Nº 2 en el mapa del campus). Sobre Wiggins Rd. En la Biblioteca de la Universidad no sólo tendrá acceso a la colección de libros disponibles. Allí, con su username y su password podrá utilizar los computadores, el sistema de impresión de documentos ($0,05 dólar c/u.) y demás.
6. Social Security Administration Office. Las oficinas del Seguro Social atienden desde las 9 hasta las 16 horas. Se encuentran en el centro de la ciudad de El Paso. En Texas Av., Nº 600. Ingrese a Google maps para ubicar el lugar. Deberá tomar un bus de transporte público vía Downtown. Cualquiera de los que pasan por Oregon St., con University Av., lo lleva al centro. Si usted muestra su carnet de estudiante de UTEP, el pasaje le costará $0,75., de lo contrario le costará $1,25. Recomendamos tener las 3 monedas de $0,25 a mano para depositarlas en la ranura de la maquinita al lado del conductor. Pídale al conductor que le indique dónde bajarse cerca a la avenida Texas.
Pasos a seguir:
1) Ir a la oficina del Departamento de Creación Literaria y pedir las cartas que dicen que va a ser Teaching Assistant (TA). Éstas deben llevar la firma del Jefe del Departamento o la persona a cargo.
Las siguientes son las cartas y/o formas que le serán entregadas por el Departamento:
• Verification of TA/RA/AI/Participant Award. Complétela, fírmela y entréguela en el Departamento CRW
• Key Request Form for TA office (s) - Complétela, fírmela y entréguela en el Key Shop.
• Criminal Background Check Form - Complétela, fírmela y entréguela en Recursos Humanos (HR)
• New Hire Information Sheet - Complétela, fírmela y entréguela en Recursos Humanos (HR)
• Una carta dirigida a usted donde aparece: nombre de su cargo (TA); fecha en que inicia a trabajar; número de horas por semana; nombre de su supervisor; número de identidad del empleador (Employer Tax ID). Esta carta le será solicitada en la Oficina del Seguro Social.
• Si no lo tiene aún, pida su nombre de usuario (username) y su número de identificación de UTEP. Es un número 800000000
2) Con el username y el número identificación de UTEP, debe pedir el password en la oficina de High Tech, esto se puede hacer por teléfono.
3) Con la información anterior entre a página web de UTEP e inscriba los cursos (materias). Recuerde que sólo va a ver tres (3) cursos que corresponden a nueve (9) créditos.
4) Con el número de identificación de UTEP debe pedir el carnet con el ID de la Universidad tan pronto se hayan inscrito las materias. Esto ayudará en un trámite posterior y será su documento de identidad temporal. Este trámite se hace en el primer piso del Academic Services Building.
5) Ir a la Oficina de Internacional Programs. Entregar la carta que dice que fue admitido(a) a la maestría y que va a trabajar como TA. Ahí hay que dejarla, adjuntando su pasaporte y la Forma I-20.
6) Estos papeles se recogen al día siguiente día allí mismo. (International Programs).
7) Ir a la oficina de Social Security Administration. Allí hay que llevar: pasaporte, Forma I-20, las cartas que se han recibido firmadas. Se recomienda, además, llevar registro de nacimiento. Llevar también su ID de UTEP, si lo tiene consigo, es probable que se lo pidan.
Ahí le entregarán una carta que dice que su Social Security Number (SSN) está en trámite. El carnet del Seguro con el número asignado le llegará por correo en un mes o un poco más. Dicha carta debe llevarse a la oficina de Human Resources HR (Recursos Humanos)
Nota: Su Número de Seguro Social (SSN) está protegido por normas de confidencialidad para la información personal. Usted es la primera persona que debe cuidar el carácter privado del SSN. No se lo de a cualquier persona. Sólo deben pedirlo en oficinas o negocios donde lo requieren para informar al gobierno sobre sus movimientos financieros y el correspondiente pago de impuestos. Guarde su carnet del SS con sigilo. El simple hecho de dar el número opera como firmar un documento. Por eso es confidencial y es objeto de robo. Si un ladrón posee su número (SSN) puede suplantar su identidad, obtener una licencia de conducir a su nombre, préstamos, tarjetas de crédito, rentar automóviles o comprarlos, como comprar cualquier mercancía. Su número (SSN) puede dar acceso a sus cuentas bancarias para girar dinero, retirar o extender cheques a su nombre. Cuídelo como un cheque al portador. Para mayor información sobre la privacidad de su Número del Seguro Social (SSN), contacte UTEP's Information Security Office.
Usted puede utilizar su número de identidad estudiantil (UTEP ID Number) para la mayoría de los trámites dentro y fuera de la universidad. Sin embargo, una vez instalado, es conveniente obtener su ID del Estado de Texas, donde figure su nombre y dirección. Le será solicitado con frecuencia. Y no siempre aceptan el carnet de la Universidad, aún cuando en El Paso es una carta de ingreso a muchos lugares. El otro documento que le sirve de carta de identidad en todo el país es la licencia de conducir, otorgada por el Estado de Texas. Después de cumplido su tercer mes de estadía en USA, debe tener uno de los dos documentos, el ID del Estado de Texas o la Licencia de Conducir .
8) Ir a Recursos Humanos (Human Resources). Tiene que llevar el pasaporte, el Formato I-20, la carta que le han entregado en la oficina del Seguro Social y TODAS las cartas y formatos que haya recibido antes. Ahí tiene que llenar varios formularios, estos son su contrato.
9) En Recursos Humanos, hay que pedir un waiver del servicio de salud (Éste es el Health insurance fee waiver que se menciona en el punto 8) Como TA’s recibimos un tipo de seguro de salud que debe ser condonado o anulado. Hay que llenar un par de formularios que deben ser llenados y entregados de inmediato, al momento de ir a pagar su colegiatura en Academic Services Building. Pida fotocopia de esta solicitud. Esto reduce el costo de su colegiatura notablemente. ($431 en Fall 2009)
10) Ahora debe pagar su colegiatura/matrícula (Tuition), si no lo hizo desde su país. Puede hacer el pago completo o pedir hacerlo por mensualidades. Si desea cancelar por mensualidades, debe solicitar por Internet o en Academic Services Building el Installment Plan o Emergency Loan, de acuerdo al tipo de scholarship o fellowship que haya recibido (debe tener claro si recibió grant o no, averígüelo con la persona que éste a cargo de la oficina de CRW, en aquel momento). Se recomienda tener al menos US$ 500 por si hay que hacer un primer pago.
11) Posteriormente deberá abrir una cuenta bancaria (de cheques/corriente) en la que le consignarán sus pagos. Hay varios bancos en la ciudad. Abierta la cuenta en cualquiera de las instituciones financieras que prestan sus servicios en la ciudad, deberá solicitar que su salario sea consignado mensualmente allí. Para esto debe llenar un formato de Direct Deposit. Este trámite se hace también en el edificio de Recursos Humanos y en su banco.
12) El Departamento de Creación Literaria determinará qué labores le asigna como TA, según las necesidades semestrales del departamento. La única regla consiste en que los recién llegados tienen que cumplir diez horas semanales de trabajo, mientras que los demás, veinte.
Recuerde llevar bebidas hidratantes. Durante agosto, la primera parte del otoño, hace un calor apreciable.